Krok 1
Wybieramy obszar
Wspólnie określamy jedną rolę, zespół, proces albo grupę powtarzalnych zadań, którym warto przyjrzeć się w pierwszej kolejności.
Pomagamy liderom wskazać zadania, procesy i przepływy informacji, które zabierają zespołowi czas, generują niepotrzebne koszty albo utrudniają podejmowanie decyzji. Następnie określamy, co warto zmienić i od czego najlepiej zacząć.
Rozwiązaniem może być nowy standard pracy, dashboard, automatyzacja, uporządkowana baza wiedzy, playbook, asystent AI albo lepsze wykorzystanie narzędzi, które organizacja już ma. Pierwszy etap może dotyczyć jednej roli, jednego zespołu, jednego procesu albo kilku powtarzalnych zadań.
Kilka sytuacji, które najczęściej wskazują, że sposób pracy zespołu można uprościć – zanim zdecydujecie o nowym narzędziu czy technologii.
Część pracy może być powtarzalna, źle rozłożona albo możliwa do uproszczenia.
Brakuje spójnego standardu, automatycznego przepływu danych albo narzędzia wspierającego raportowanie.
Dane są rozproszone albo nie ma jasnych zasad aktualizacji i odpowiedzialności.
Brakuje informacji potrzebnych do kontroli i podejmowania decyzji.
Proces może nie mieć jasnych etapów, właściciela, priorytetów lub punktów kontrolnych.
Najpierw trzeba określić, w których zadaniach technologia może przynieść realny efekt.
Niektóre zadania mogą być realizowane taniej za pomocą prostszej automatyzacji, obecnych narzędzi, standardu pracy albo bez dodatkowej technologii.
Innovation Fit to proces wyboru i projektowania usprawnień dopasowanych do rzeczywistego sposobu pracy zespołu. Nie oceniamy jedynie, czy dane rozwiązanie jest technicznie możliwe. Sprawdzamy również, czy odpowiada wartości zadania, jest uzasadnione kosztowo oraz czy organizacja ma warunki potrzebne do jego wykorzystania i utrzymania.
| Co sprawdzamy | Na jakie pytanie odpowiadamy |
|---|---|
| Problem i wartość biznesowa | Czy usprawnienie rozwiązuje istotny problem? |
| Zadania i proces | Czy pracę można opisać, uprościć lub częściowo zautomatyzować? |
| Dane i wiedza | Czy dostępne informacje są wystarczające i odpowiedniej jakości? |
| Narzędzia | Czy można wykorzystać obecne środowisko pracy? |
| Ludzie i odpowiedzialności | Kto będzie korzystał z rozwiązania i kto będzie za nie odpowiadał? |
| Bezpieczeństwo i ograniczenia | Jakie wymagania prawne, organizacyjne lub techniczne trzeba uwzględnić? |
| Utrzymanie rozwiązania | Czy usprawnienie będzie możliwe do aktualizacji i rozwijania? |
| Koszt i proporcjonalność rozwiązania | Czy koszt wdrożenia i utrzymania odpowiada wartości zadania oraz uzyskiwanym efektom? |
Wspólnie określamy jedną rolę, zespół, proces albo grupę powtarzalnych zadań, którym warto przyjrzeć się w pierwszej kolejności.
Analizujemy między innymi:
Rozpoznanie może opierać się na rozmowie z liderem, krótkich wywiadach, kwestionariuszu, przeglądzie materiałów albo formule hybrydowej.
Określamy:
Efektem pierwszego etapu jest materiał decyzyjny pokazujący, gdzie warto działać i jakiego typu rozwiązania najlepiej odpowiadają sytuacji organizacji.
Jak dziś przebiega praca, jakie zadania i role obejmuje.
Gdzie pojawia się ręczne dopinanie, powielanie pracy, oczekiwanie na informacje lub zależność od jednej osoby.
Czy problem wynika z procesu, danych, narzędzi, odpowiedzialności, kompetencji, czy również z niedopasowania kosztu i złożoności rozwiązania do wykonywanego zadania.
Co warto zrobić najpierw, co może poczekać, a czego na razie nie rozpoczynać.
Na przykład zmiana standardu pracy, dashboard, automatyzacja, playbook, baza wiedzy, asystent AI lub agent procesowy.
Zakres startowy, właściciel, warunki powodzenia, ryzyka i sposób oceny efektów.
Co organizacja może zrobić samodzielnie, a gdzie może potrzebować wsparcia.
| Zakres | Kiedy ma sens |
|---|---|
| Lider | Gdy problem dotyczy pracy jednej osoby decyzyjnej, raportowania, kontroli lub dostępu do informacji. |
| Zespół | Gdy wiele osób wykonuje podobne zadania albo jest przeciążonych pracą operacyjną. |
| Proces | Gdy problem dotyczy przepływu informacji, briefowania, akceptacji, raportowania lub współpracy. |
| Międzydziałowo | Gdy opóźnienia i niejasności pojawiają się między zespołami. |
| Hybryda | Gdy trzeba połączyć perspektywę lidera, zespołu i wybranego procesu. |
Sprawdzamy źródła danych, rytm raportowania, sposób aktualizacji i momenty podejmowania decyzji.
Możliwy efektSprawdzamy, które elementy pracy są powtarzalne, jaka wiedza jest rozproszona i gdzie powstają niespójności.
Możliwy efektAnalizujemy momenty przekazania pracy, statusowanie, odpowiedzialności, akceptacje i punkty kontroli.
Możliwy efektSprawdzamy powtarzalność zadania, dostępność danych, wymagany poziom oceny człowieka i ryzyka organizacyjne.
Możliwy efektSprawdzamy, jakie zadania realizuje rozwiązanie, jak często jest używane, ile kosztuje jego działanie i utrzymanie oraz czy poziom złożoności technologii odpowiada rzeczywistym potrzebom.
Możliwy efektOtrzymujecie rekomendacje, priorytety, instrukcje, szablony lub playbooki. Zespół realizuje zmiany we własnym zakresie.
Projektujemy rozwiązanie wspólnie z liderem lub zespołem, wspieramy testy, przygotowujemy standard pracy i pomagamy wdrożyć zmianę.
Bierzemy odpowiedzialność za projekt, konfigurację, dokumentację, testy i przekazanie rozwiązania do użycia.
Innovation Fit tworzą konsultanci i praktycy pracujący na styku:
Projekty realizowane przez konsultantów tworzących Innovation Fit – w ramach ich dotychczasowej pracy doradczej.
Zanim napiszesz, sprawdź, czy nasz sposób pracy odpowiada temu, czego szukasz.
Koszt zależy od zakresu pierwszego rozpoznania: inaczej wygląda praca z jedną rolą lub kilkoma zadaniami, inaczej z zespołem albo procesem międzydziałowym.
Po krótkiej rozmowie proponowany jest osobny zakres i koszt pierwszego etapu. Ewentualny pilotaż lub wdrożenie są wyceniane oddzielnie.
Najczęściej potrzebna jest rozmowa z liderem, przykłady wykonywanych zadań, dostęp do wybranych materiałów oraz krótki wkład osób wykonujących analizowaną pracę.
Nie. Mapa potencjału usprawnień może być wykorzystana samodzielnie albo stać się podstawą kolejnego etapu.
Nie. Rekomendacją może być lepsze wykorzystanie obecnych narzędzi, zmiana procesu, standard pracy, playbook, baza wiedzy albo uporządkowanie odpowiedzialności.
Już na etapie rozpoznania uwzględniamy rodzaj wykorzystywanych danych, wymagania organizacyjne, zasady dostępu i ograniczenia prawne lub technologiczne. Rekomendowane rozwiązanie powinno odpowiadać nie tylko potrzebie biznesowej, ale również standardom bezpieczeństwa obowiązującym w organizacji.
Przed pilotażem określamy, po czym będzie można poznać, że zmiana działa. W zależności od procesu mogą to być między innymi:
– krótszy czas wykonania zadania,
– niższy koszt obsługi procesu,
– mniejsza liczba ręcznych działań,
– mniej błędów i poprawek,
– szybszy dostęp do informacji,
– większa terminowość,
– częstsze i bardziej regularne korzystanie z rozwiązania.
Nie musisz wiedzieć, czy potrzebujesz automatyzacji, dashboardu, asystenta AI, playbooka czy zmiany procesu. Opisz zadanie, proces lub obszar pracy, który zabiera zespołowi najwięcej czasu albo utrudnia podejmowanie decyzji. Sprawdzimy, czy Innovation Fit będzie właściwym pierwszym krokiem.